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建筑人企业管理证书证件管理的要素有哪些???

归档日期:08-07       文本归类:证书管理      文章编辑:爱尚语录

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  证照是证件和执照的统称,一个能力越强的企业拥有的证照类型越多,数量也是相当的庞大。如何将数量繁多的证照有效的管理起来也是任何一个企业都值得思考和解决的问题。

  在我们和很多企业的沟通接触中,发现目前的证照管理体系一般都存在以下的问题:

  一、证照的分散式管理,各部门管理自己部门的证照,导致某些业务交叉的证照经常性的出现“有什么,在哪里,找谁要”三不知的问题出现;

  二、企业有专门的部门或者人员来统一管理所有的证照,但是证照没有实现数字化,分类也不科学,借用人员需要找到专职人员才能核实到证照是否在库,大大的降低了员工的工作效率;

  三、大部分的证照都存在有效期,因为没有完善的提醒体系,所以无法精准地把控证照的到期时间,继而影响到某些需要调用证照的业务的正常运行;

  四、部分证照的借出频率过高,没有一套成熟的借还管理体系,一旦证照出现丢失或者未归还,无法有效的溯源到证照的具体借用情况,极大的影响到证照的正常使用。

  会博通综合知识管理系统针对客户反映的问题,以知识管理的角度,向各类型企事业单位提供了一套综合性证照、资质管理解决方案,实现实体及数字证照的集中统一管理,结合权限管理体系以及标准化的借还管理体系,从而有效地提高了证照管理的效率。

  企业可以根据自身需要自定义创建不限层级的证照管理分类(如按证照性质、类型,抑或是管理部门分类)。并且,每一个分类都可以单独授权,配置某用户、某部门或整个公司对分类下所管理内容的访问密级权限,以及对证照内容查删改阅等的操作权限。

  用户可以根据证照的实际情况,给证照赋予自定义的属性标签,不仅实现了实体证照的管理,还能让搜索更为精准。

  会博通内嵌提醒功能,每一份证照都可以设置多个提醒事项,适用于证件年检、换证、延期等提醒,提醒方式以内部邮件或短信方式进行。

  支持关键词检索、全文检索、类自然语言检索、二次检索等多种检索方式,并且检索结果同时能够根据授权决定,这样就能杜绝保密性较高的文件不至于被他人知晓。

  会博通实现了证照借阅与归还的流程化管理,通过勾选所需的证照放进收纳盒中,即可发起借用申请审批,并且,流程步骤与表单均可自定义,不仅实现了借还的标准化流程管理,还能实现自动登记借还信息以及归还提醒。

  证照的统计能够从多种维度去满足证照统计的实际需求。比如对证照的利用情况、利用明细以及利用排名等信息进行可自定义事件、借阅人等范围的统计。

  证照是一个企业能力的体现,让证照得以安全的使用也是信息化管理需要考虑的重点。会博通提供多种安全机制,以及系统监控平台,企业可根据自身需要去选择相应的安全机制组合。

  证照管理无小事,信息化的管理不仅仅能满足企业对证照多元化利用的需要,同时也能让证照的管理更加的便捷、安全和高效。

  项目、人员、证件多,项目用证情况复杂,证书变态无法及时了解,证书动态难掌握。

  投标的困扰:投标需要用到各类人员资质,对人员资质证书情况把握不明,极易造成投标过程中用错证书,造成废标等情况,给企业带来无谓的损失。

  人力的浪费:证书管理无章可循,耗费证书管理人员大量的时间和精力,一个人管不过来,两个人、三个人……

  资源的浪费:有序的的管理能让证书物尽其用,杂乱的管理很可能导致“能用的没用,该用的误用”造成证书资源的极大浪费。

  信息的丢失:管理方式不规范,每个管理员按自己的方式管理,信息完整度差,一旦人员交接不到位,信息丢失,混乱难以避免。

  业绩难统计:无法将项目和人员业绩相关联,手工处理产生大量的重复信息,排查特别麻烦。

  证书到期难统计:资质证书过期或即将到期靠人员检查,无法进行自动提醒,使用过期证件导致废标,成本巨大。

  证书借还难记录:使用Excel和笔记本记录容易忘记,容易缺失,缺乏监管。

  智多星建筑企业管理系统是大商帮科技针对建筑行业企业内部管理需要所量身定制的企业管理系统实施方案。该方案以建筑类证书证件管理为基础模块,并在此为基础拓展出项目管理、投标管理、合同管理、人员管理,等相关模块,功能清晰,操作简洁,给予用户简单、好用的使用体验,帮助建筑企业管理节省大量人力成本,减少管理消耗,提高管理效率。

  一个企业的资质证书有成千上万本,由多个管理员管理,管理方法不规范,每个人的管理方法不一样,信息的完整度差,一旦人员交接不到位,造成信息的缺失,容易造成混乱。现在管理员按照系统的模板导入系统,资质信息进行统一管理,避免信息的缺失。

  单位都是用Excel和笔记本记录借还信息,这样很容易造成信息的丢失,证件是否归还压根不知道,现在系统借证用途、借证人、证件姓名、证件归还状态、归还时间清晰明了,有效的防止证书丢失,提高证书管理效率。

  (3)到期预警:在这里设置需要预警的类型和名称,设置提醒的天数,在首页就会有预警提示,根据用户的需求是否开通短信预警端口,进行短信通知,这样就能预防因为证书过期失效,运用到期证书导致废标,成本巨大

  系统将项目、证件、社保、岗位等纳入统一体系,只需简单设置部门、证件、社保、岗位人员要求,一键即可快速完成建筑项目的配证需求。

  小型建筑公司,证书不多的情况下,大多没有专门的证书证件管理人员,在方式上多采用电子表格粗略记录证书信息,而对于拥有一定规模的建筑企业,证书数量成百上千,这种方式则显得效率低下,非常原始,他们更愿意采用一些证书管理系统:

  例如建筑人企业管理系统等专门的证书证件管理软件来解决问题,以确保证书证件的信息准确、去向明确、处理及时、查看方便。

  与证书相关的期限,不只包括证书本身的有效期,还包括证书的年审期限,人员证书的继续教育期限等等,因证书过期无法使用造成项目投标、资质申报中的麻烦数不胜数,因此证书管理人员必须紧密关注证书的到期情况,及时进行处理。

  建筑公司各部门、各项目、各分公司,经常因工作需要借用各类证书,如果没有严格的借用登记管理,一来二去证书不知所踪时长发生,遗失补办又是件非常麻烦的事。

  报项目、报资质,需要调用各类证书,如果使用了已押证的证书,可能造成废标、申报无效等后果。因此证书调用必须准确无误。

  作为证书管理岗位,必须对企业证书的总体情况心中有数,随时掌握证书的动向,为企业管理层的重要决策提供参考

  当达到一定的证书数量,管理起来感到吃力的时候,尽量寻找专门的管理工具来帮忙。在选择管理工具时,至少应具备证书证件分类录入、证书到期预警、证书借还管理、证书配置等功能。目前市面上一些建筑行业OA管理系统、ERP系统等集成了部分证书证件管理的模块,但因为并非核心功能,大多不够完善,建议首选建筑人这类专门的证书管理软件。

  在国家有关规定允许的情况下,报考监理工程师和造价工程师并能获得证书,是很有必要的。因为毕业后大部分学子都将从事监理或造价工作,提前能获得证书,对本人毕业就业会有极大的帮助,可以很轻松很快找到称心的工作。问题是学生来考试监理和造价,理论题是没有多大问题,这是优势。但学生没有实践基础,像案例等科目可能很难过关。

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